Lomakkeelle

Rekisterinpitäjä

Kotkan kaupunki

Kustaankatu 2, 48100 Kotka

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

digipalvelupäällikkö

Kustaankatu 2, 48100 Kotka

Rekisterin nimi

E-lomake

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan a-kohdan mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena rekisteröity on antanut suostumuksen
henkilötietojensa käsittelyyn.
Lomakkeiden avulla kuntalaiset asioivat sähköisesti viranomaisen kanssa.
Kerättyä tietoa käytetään asioinnin hoitamiseen.
Järjestelmään kirjautuneilla käyttäjillä on oikeudet tehdä, muokata ja
ylläpitää sähköisiä lomakkeita. Lomakkeilla voidaan kerätä mm. palautetta, tutkimusaineistoa ja ottaa vastaan ilmoittautumisia. Vastauksia voidaan käsitellä järjestelmän omassa raporttinäkymässä tai tilasto-ohjelmissa.

Rekisterin tietosisältö

• Suostun, että henkilötietoni tallennetaan kaupungin tietojärjestelmään.
• Yrityksen nimi
• Y-tunnus
• Verkkolaskuosoite
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Sama kuin edellä hakuvaiheessa?
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Linkki palautekanavan nettisivulle ja/tai palautepalvelun sähköpostiosoite
• Toiminnan aloitusajankohta
• Liikkumisvälineen tyyppi ja enimmäismäärä
• Olen tutustunut mikroliikennelupaehtoihin ja sitoudun noudattamaan niitä

Rekisterin tietosisältö koostuu erilaisista kuntalaisten, yritysten ja
yhteisöjen sekä kaupungin henkilöstön itse tallentamista tiedoista.

Annettuja tietoja mm. ovat:
- nimi
- työyksikkö (sisäiset lomakkeet)
- osoite
- puhelinnumero
- sähköposti
- asiakkuuteen liittyvät tiedot
- tapahtumatiedot
- laskutustiedot
- lomakkeiden tietosisältö vaihtelee asiointi/kyselykohtaisesti.
Jokaiselle julkistettavalla lomakkeelle tehdään järjestelmässä oma
tietosuojaseloste.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä internet-kyselylomake Mikroliikenneluvan hakulomake

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietojen luovutus, jos lomakkeen tekijä joku muu kuin asioinnin omistava taho: esimiehille ym. lomakkeissa mainituille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa kaupungin käyttämälle ostopalvelun tuottajalle, esim. IT-toimittajalle, joka analysoi tietoja.
Tietojen luovutus tapahtuu lomakkeiden tulosteina tai tietokannasta
tallennettuina tiedostoina.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:
A. Sähköinen aineisto
Lomakkeille tallennettavat tiedot tallentuvat E-lomakejärjestelmään, joka on integroitu Kotkan kaupungin sähköiseen asiointialustaan. Lomaketta, joissa kysytään asiakkaiden tunnistetietoja, pääsee täyttämään ainoastaan tunnistautumalla vahvasti (Suomi.fi -tunnistus).
Lomakkeiden tekemistä (uusi lomake, muokkaus, ylläpito) säädellään
käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeuksia anotaan käyttövaltuushallinnan
kautta. Pääkäyttäjiä on tällä hetkellä kaksi (2): Eija Grönholm ja Jarmo Günther. Järjestelmän käyttäjät kirjautuvat tunnuksella ja salasanalla sisään järjestelmään.
B. Manuaalinen aineisto
Lomakkeiden ylläpito- ja raportinlukuoikeudet annetaan rajatulle
määrälle käsittelijöitä, tarpeen mukaan. Raportteja tietokannasta saa
lomakkeen omistava taho sekä pääkäyttäjät.
Hallinnollinen, henkilöstö- ja fyysinen turvallisuus sekä tietoaineistojen
turvallisuus on ohjeistettu erillisellä tietosuoja- ja tietoturva-ohjeistuksella, joissa on huomioitu erityisesti salassa pidettävien tietojen
käsittely. Esim. salassa pidettävää tietoa ei saa raportilta muut kuin
lomakkeen tekijä ja hänen määräämänsä käsittelijät.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä
henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä,
rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella
ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän
on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta
kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön
perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34
artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien
toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta
aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa
rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen
perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman
aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon
oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus.
Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus
valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö osoitetaan esim. rekisterin yhteyshenkilölle ja mistä tarkemmat ohjeet/lomakkeet/sähköinen palvelu tmv.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.