Lomakkeelle

Johdanto

Tällä lomakkeella Kotkan kaupunki vastaanottaa yrittäjien tai yritysten edustajien yhteydenottoja.

Rekisterinpitäjä

Kotkan kaupunginhallitus

Kustaankatu 2

48100 Kotka

tietosuojavastaava Juha Reihe, juha.reihe@kotka.fi,

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Eija Grönholm

Kustaankatu 2

48100 Kotka

Digipalvelupäällikkö Eija Grönholm, eija.gronholm@kotka.fi

Rekisterin nimi

YHTEYDENOTTOPYYNTÖ

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn perusteena on palautteen antajan oma suostumus.

Rekisterin tietosisältö

• Suostun, että henkilötietoni tallennetaan kaupungin tietojärjestelmään asiani käsittelyprosessin ajaksi.
• Asia, jota yhteydenottoni koskee
• Henkilön nimi
• Yrityksen nimi
• Yhteydenottopyynnön tekijä
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Vastaus yhteydenottoon
• Vastauksen antajan sähköpostiosoite
• Vastauksen antajan nimi

Rekisteri muodostuu yhteydenottajien henkilötiedoista, asiasta sekä siihen annetusta vastauksesta. Yhteydenottotiedot poistetaan heti kun niihin on vastattu ja ne on raportoitu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse täyttää verkkolomakkeen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto

Rekisteriin on pääsy E-lomakeohjelmiston käyttäjillä, niin että palautteet jaotellaan vielä toimialakohtaisesti. Vain ohjelmiston pääkäyttäjät (2) näkevät kaikki palautteiden tiedot.

. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat
henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä
hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Manuaalinen aineisto

säilytetään yksiköissä, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.
Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman
aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos
rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä
rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita
hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.