Lomakkeelle

Johdanto

Etelä-Kymenlaakson työelämäpalveluiden päivitetty tietosuojaseloste löytyy Kotkan Kaupungin kotisivuilta: https://www.kotka.fi/kotkan-kaupunki/tietosuoja/

Rekisterinpitäjä

Kotkan kaupunki, Työvoimapalveluiden jaosto

Kyminlinnantie 6

48600 Kotka

Työnantaja- ja yritysasiakkaat

tyonantajapalvelut@kotka.fi
puh. 05 23 401

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@kotka.fi

Rekisterin nimi

Julkisten työvoimapalveluiden rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisten
julkisten työvoimapalveluiden järjestäminen ja tuottaminen.

LAKIPERUSTEET:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e- kohdat
1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen
noudattamiseksi.
1 e-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttämiseksi
Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-,
kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus.

Rekisterin tietosisältö

• Suostun, että yhteystietoni tallennetaan Kotkan kaupungin sähköiseen lomakejärjestelmään
• Organisaatio / yritys
• Y-tunnus
• Yhteyshenkilön nimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Organisaationne nimi siinä muodossa, kun haluatte sen näkyvän
• Verkkosivuosoite
• Sosiaalisen median kanavien nimet ja mahdolliset aihetunnisteet

Henkilöasiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
1) henkilötunnus;
2) nimi ja yhteystiedot;
3) työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja
hallintokeskuksen kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin
erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot; (28.6.2024/435)
4) koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut
työnvälityksessä käytettävät tiedot;
5) palvelutarvetta, suunnitelmia ja suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot;
6) tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle;
7) tiedot julkisista työvoimapalveluista, työttömyysturvalaissa tarkoitetuista
työllistymistä edistävistä palveluista, muista työnhakua ja työllistymistä tukevista
palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista;
8) sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla
on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen
tarjoamiseksi hänelle;
9) työttömyysturvaan liittyvät selvitykset, työvoimapoliittiset lausunnot ja muut
lausunnot sekä ilmoitukset; mainittuja tietoja sekä työvoimapoliittisen
lausunnon ja muun lausunnon antamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan
käsitellä myös silloin, kun luonnollinen henkilö ei ole henkilöasiakas;
(30.5.2024/280)
10) tiedot julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvista etuuksista.

Työvoimapalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta voidaan käsitellä
seuraavia tietoja:
1) yksilöintitiedot;
2) työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja
hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot;
3) toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot;
4) työpaikkoja ja niiden täyttymistä koskevat tiedot sisältäen kansainvälisellä
rekrytoinnilla täytetyt työpaikat;
5) palkkatukea, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistukea ja tukea koskevat
päätökset ja niihin liittyvät seuranta- ja maksatustiedot;
6) työkokeilua koskevat sopimukset;
7) muut kuin 1–6 kohdassa tarkoitetut, julkisen työvoimapalvelun suunnittelun,
järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.
Työvoimapalvelujen tuottajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
1) palveluntuottajan yksilöintitiedot;
2) työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin
liittyvät tiedot;
3) palveluntuottajan kanssa tehdyt hankintasopimukset sekä niihin liittyvät
maksatustiedot;
4) hankittua palvelua koskevat tiedot;
5) palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot;
6) muut kuin 1–5 kohdassa tarkoitetut, työvoimapalvelun suunnittelun,
järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot;
7) ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua
työvoimakoulutusta ja sen järjestäjää koskevat tiedot sekä koulutukseen liittyvät
haku-, valinta- ja seurantatiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kertyy ilmoiTietoja kertyy ilmoittautuneelta itseltään.
Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä
kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa henkilöasiakkaan Työmarkkinatorin
Asiointi-osiossa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.
Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä muilta valtion
viranomaisilta, kunnan viranomaiselta, Kansaneläkelaitokselta,
työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, julkisten
työvoima- ja yrityspalveluiden palveluntuottajalta sekä tarkoitetun
työkokeilun järjestäjältä.ttautuneelta itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan muille viranomaisille, jos tietojen
luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on
asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy
tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuudesta.
Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi
muut työvoimaviranomaiset, kehittämis- ja hallintokeskus, Työ- ja
elinkeinoministeriö sekä Aluehallintovirasto.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös julkisten työvoima- ja
yrityspalveluiden tuottajalle ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä
korvaavassa suunnitelmassa sovitun työllistymistä tukevan palvelun
tuottajalle, jos tiedot ovat palvelun järjestämiseksi välttämättömiä.
Työvoimakoulutuksen opiskelijavalintaa koskevan valintaryhmän jäsenellä
on koulutuksen suunnittelua ja opiskelijavalintaa varten oikeus saada
salassapitosäännösten estämättä tieto koulutukseen hakeneen henkilön
hakemuksesta liitteineen.
Työvoimaviranomainen voi luovuttaa työnantajalle työpaikan täyttämistä
varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella
suostumuksella. Henkilöasiakkaan tietoihin on merkittävä tieto
suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei.

Rekisterin suojauksen periaatteet

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:
A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä
hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että
häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä
henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä,
rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan
kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka
tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella
ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän
on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta
kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön
perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään
kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt
siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus
valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EUn yleisen tietosuojaasetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34
artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia,
erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien
toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta
aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa
rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen
perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Tietopyyntö toimitetaan sähköisellä tietopyyntölomakkeella.
Lomake löytyy www.kotka.fi/tietosuoja
Työmarkkinatorin kautta pääsee TE-palvelujen henkilöasiakkaan
Työmarkkinatorin Asiointi-osioon, joka on henkilöasiakkaiden
verkkopalvelut yhteen kokoava sivusto. Asiointi-osion kautta voi nähdä
omia asiakastietoja. Palveluiden käyttäjällä on oikeus tarkastaa
asiakastietojärjestelmässä olevat asiakastiedot. Tämän voi tehdä
ensisijaisesti Asiointi-osion kautta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman
aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun
muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia,
ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon
oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus.
Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole
hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus
valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö toimitetaan sähköisellä lomakkeella.
Lomake löytyy www.kotka.fi/tietosuoja.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos
rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä
rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita
hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Rekisteröidyn
oikeuksien toimimatta jättämisessä on tietosuojavalutuutetun toimisto.