Lomakkeelle

Johdanto

Tällä lomakkeella kerätään tietoja Kotkassa järjestettävistä tapahtumista yhteistä esitettä ja tiedotusta varten. Samalla kerätään yhteystietoja Kotkan kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden postituslistaan niiltä, jotka haluavat tiedot antaa käyttöön.

Rekisterinpitäjä

Kotkan kaupunki

Kulttuuri- ja tapahtumapalvelut

Tornatorintie 99, 48100 Kotka

kulttuurijohtaja Tomi Purovaara, 040 668 2747
viestintä- ja tapahtumakoordinaattori Hanna Teelahti, p. 040 1906815

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

kulttuurijohtaja Tomi Purovaara, 040 668 2747
viestintä- ja tapahtumakoordinaattori Hanna Teelahti, p. 040 1906815

Rekisterin nimi

Tapahtumat Kotkassa helmi-touko 2025

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan a-kohdan mukaisena henkilötietojen käytön perusteena rekisteröity on antanut suostumuksen
henkilötietojensa käsittelyyn.Lomakkeiden avulla kuntalaiset asioivat kaupunkiorganisaation kanssa. Kerättyä tietoa käytetään asioinnin hoitamiseen. Järjestelmään kirjautuneilla käyttäjillä on oikeudet tehdä, muokata ja ylläpitää sähköisiä lomakkeita. Lomakkeilla voidaan kerätä mm. palautetta, tutkimusaineistoa ja ottaa vastaan ilmoittautumisia. Vastauksia voidaan käsitellä järjestelmän omassa raporttinäkymässä tai tilasto-ohjelmissa.

Rekisterin tietosisältö

• Lyhyt, 2-3 virkkeen mittainen, kuvaus tapahtumasta
• Lopetus päivämäärä
• Rastita, jos tapahtumaan on pääsymaksu
• Yhteystiedot (asiakkaille)
• Tapahtuman / järjestäjän verkkosivuosoite / sosiaalisen median kanavat (esim. Facebook tai Instagram)
• Tapahtuman kohderyhmä / mahdollinen ikäraja
• Pääsymaksu (€)
• Rastita, jos tila on esteetön
• Tapahtumapaikka (lisää myös osoite)
• Kellonaika
• Päivämäärä / aloitus päivämäärä
• Tapahtuman nimi
• Lisätiedot
• Laita tähän rasti, mikäli annat Kotkan kaupungin kulttuuri- ja tapahtumapalveluille luvan tallettaa yhteystietosi kulttuurin postituslistalle. Yhteystietoja käytetään vain tähän tarkoitukseen, eikä niitä luovuteta muiden käyttöön.
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Nimi

Rekisterin tietosisältö koostuu Kotkan kaupungin kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden vastaajien itse vapaaehtoisesti jättämistä tiedoista, jotka koskevat Kotkassa järjestettäviä tapahtuma helmi-toukokuussa 2025. Samalla vastaaja voi päättää, mikäli haluaa antaa omat yhteystietonsa Kotkan kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden postituslistalle. Listalle otetaan vain ne yhteystiedot, joiden antaja on laittanut rastin kohtaan "Laita tähän rasti, mikäli annat Kotkan kaupungin kulttuuri- ja tapahtumapalveluille luvan tallettaa yhteystietosi kulttuurin postituslistalle. Yhteystietoja käytetään vain tähän tarkoitukseen, eikä niitä luovuteta muiden käyttöön." Muussa tapauksessa tietoja käytetään vain yhteydenottoon tapahtumatietoihin ja yhteiseen tiedotukseen liittyen. Tiedot poistetaan vuoden 2025 loppuun mennessä. Mikäli vastaaja ilmaisee haluavansa postituslistalle, jää yhteystiedot Kotkan kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden käyttöön. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä internet-kyselylomake Ilmoita kevään tapahtuma

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulospäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Lomakkeille tallennettavat tiedot tallentuvat E-lomakejärjestelmään, joka on integroitu Kotkan kaupungin sähköiseen asiointialustaan.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman
aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot. Oikaisupyyntö osoitetaan esim. rekisterin yhteyshenkilölle ja mistä tarkemmat ohjeet/lomakkeet/sähköinen palvelu tmv.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos
rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä
rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita
hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.